FAQs

Personalakten

Personalakten - Häufige Fragen

 

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist (materiellrechtlich) jede Sammlung von Unterlagen über den Arbeitnehmer, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen, also auch die in elektronischen Datenbanken - z. B. in Personalverwaltungssystemen - gespeicherten Personalaktendaten. Die formelle Personalakte ist die ausdrücklich als Personalakte bezeichnete Heftsammlung. Vorrangig ist der weitere Begriff der Personalakte maßgebend.

Sind Geheimakten zulässig?

Nein. Die in den Personalakten enthaltenen Daten muss der Arbeitgeber rechtmäßig erlangt haben und er muss ein sachliches Interesse daran haben. Die Personalaktenführung hat transparent zu sein und für den Beschäftigten muss der Gesamtbestand der Akten bekannt und im Wege der Einsichtnahme zugänglich sein.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es zu den Personalakten?

Weder die Form noch der exakte Inhalt sind gesetzlich für alle Beschäftigten gleich geregelt. Im Beamtenrecht gibt es Regelungen im §§ 90 f. Bundesbeamtengesetz (BBG) und die Regelungen des Sächsischen Beamtengesetzes (SächsBG - §§ 117 bis 124).
Die Datenverarbeitung der Angestellten und Arbeiter im öffentlichen Dienst in Sachsen richtet sich nach § 37 SächsDSG. Untergesetzlich - mit Verwaltungsvorschriften - wird z. T. an die beamtengesetzlichen Bestimmungen angeknüpft.

In verschiedenen Bundesgesetzen gibt es einzelne Regelungen zu den Personalakten, z. B.:
1. § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Danach kann der Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte nehmen und dabei ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind in die Personalakte aufzunehmen.
2. § 73 Abs. 2 Satz 3 Sächsisches Personalvertretungsgesetz (SächsPersVG)
Danach darf die Personalakte nur mit Zustimmung des Beschäftigten und durch ein von ihm benannten Mitglied des Personalrates eingesehen werden.

Im Freistaat Sachsen gelten außerdem verschiedene Gesetze und untergesetzliche Vorschriften, in denen Regelungen zu den Personalakten getroffen wurden. Das sind z. B. soweit hierfür von allgemeinerem Interesse:
  1. Sächsisches Beamtengesetz
  2. Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministerium des Innern über die Führung und Verwaltung der Personalakten der Beamten
  3. Verwaltungsvorschrift des Staatsministeriums der Justiz über die Führung und Verwaltung der Personalakten der Richter, ehrenamtlicher Richter, Beamten, Angestellten, Arbeiter und der zur Ausbildung Beschäftigten durch die Dienststellen im Geschäftbereich des Sächsischen Staatsministerium der Justiz
Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Gesetze und Verwaltungsvorschriften, in denen es einzelne speziell auf die jeweilige Vorschrift bezogene Regelungen zu den Personalakten gibt, z. B.:
  1. Sächsisches Disziplinargesetz
  2. Sächsisches Gesetz über den Vollzug der Jugendstrafe
  3. Sächsisches Personalvertretungsgesetz § 73 Abs. 2
  4. Veraltungsvorschrift des Sächsisches Staatsministeriums für Kultus über die dienstliche Beurteilung der Lehrkräfte einschließlich der Schulleiter, stellvertretenden Schulleiter und Funktionsstelleninhaber an öffentlichen Schulen

Außerdem können Regelungen in Tarifverträgen zu den Personalakten enthalten sein, z. B.:
1. § 3 Abs. 5 Tarifvertrag öffentlicher Dienst für Bund und Kommunen (TVöD-AT). Danach haben die Beschäftigten ein Recht auf Einsicht in Ihre vollständigen Personalakte durch sie selbst oder durch Bevollmächtigte. Außerdem können sie Auszüge oder Kopien aus den Personalakten erhalten.
2. § 3 Abs. 6 Tarifvertrag Länder (TV-L)
Die Beschäftigten der Länder haben das gleiche Recht wie die Beschäftigten des Bundes und der Kommunen, zusätzlich müssen die Beschäftigten über Beschwerden und Behauptungen, die für sie ungünstig sind, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen.

Was enthalten Personalakten in der Regel?

Arbeitsvertrag, Beurteilungen (Zwischen-)Zeugnisse, Personalfragebögen, Testergebnisse und abgeschlossene Ermittlungen in Disziplinarsachen, Personenstand, beruflicher Werdegang, Abmahnungen, Lohn- und Gehaltsänderungen, Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Was zählt nicht zu den Personalakten?

Aufzeichnungen des Amts- oder Betriebsarztes oder anderer Ärzte (ausgenommen der ohne Befunde zu nennen enthaltene Vermerk, ob der Beschäftigte für die vorgesehene oder vereinbarte Arbeitsaufgabe geeignet ist).
  • Prozessakten aus Rechtsstreitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Erfassungen von Personaldaten mehrerer Arbeitnehmer in Form von Statistiken,
  • Sicherheitsakten über Bedienstete und Akten des Sicherheitsbeauftragten, Prüfungsakten, Kindergeldakten
Nicht Bestandteil der Personalakte sind also Unterlagen, die besonderen von der Person und dem Beschäftigungsverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen.

Kann eine Personalakte gegliedert werden?

Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakte gegliedert werden.

Wer darf Zugang zur Personalakte haben?

Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind. Personalakten sind vertraulich zu behandeln. Der Personalverwaltungsbereich, der Personalakten führt, ist daher auch mit seiner Datenverarbeitung datenschutzorganisatorisch gegenüber den anderen Verwaltungsbereichen abzuschotten.
Teilakten können auch bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden.

Kann der Beschäftigte Einsicht in die Personalakte nehmen?

Der Beschäftigte hat unter Aufsicht eines Mitarbeiters der Personalverwaltung ein Recht auf Einsicht in die gesamte Personalakte.

Darf der Beschäftigte Kopien aus der Personalakte erhalten?

Der Beschäftigte kann Kopien aus seiner Personalakte erhalten, soweit keine Rechte Dritter entgegenstehen, worauf der Arbeitgeber zu achten hat.

nwieweit ist der Beschäftigte verpflichtet, die Erhebung, Speicherung und Weitergabe persönlicher Daten zu dulden?

Das muss nach den Umständen des Einzelfalles entschieden werden. Eine wirksame Einwilligung bzw. Duldung besteht, soweit die Daten erforderlich sind, damit der Arbeitgeber seine gesetzlichen Pflichten erfüllen kann, z. B. bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder bei der Ermittlung der Sozialauswahl bei betriebsbedingten Kündigungen.
Hinsichtlich privater Lebensgestaltung (Partei, Religion, Lebensgewohnheiten, Hobbys) besteht kein Informationsanspruch des Arbeitgebers. Es besteht keine Offenbarungspflicht in Bezug auf nachteilige Umstände. Das gilt zumindest, soweit kein berechtigtes Informationsinteresse des Arbeitsgebers anzunehmen ist. Ein Informationsinteresse kann dann anzunehmen sein, wenn bestimmte Krankheiten oder Beeinträchtigungen des Gesundheitszustandes die Tätigkeit beeinträchtigen kann. Auch rechtskräftige Vorstrafen, soweit sie im unmittelbaren Bezug zum Arbeitsplatz stehen, können einen Informationsanspruch des Arbeitgebers auslösen.

Darf der Arbeitgeber Auskünfte an Dritte erteilen?

Im Allgemeinen darf der Arbeitgeber nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers Auskünfte erteilen. Angaben, die keinen Bezug zur fachlichen Befähigung oder zum dienstlichen Verhalten des Beschäftigten aufweisen, sind generell unzulässig.

Besteht ein Anspruch des Beschäftigten auf Entfernung von Teilen der Personalakte?

Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung von Unterlagen besteht, insoweit diese inhaltlich unrichtig sind, z. B. Abmahnungen oder keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben.
Aus § 3 Abs. 6 TVöD-L ergibt sich außerdem dass nachteilige Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen sind, wenn der Beschäftigte vor Aufnahme in diese nicht gehört wurde.

Müssen Personalakten nach Seitenzahlen nummeriert werden (Paginierung)?

Es besteht kein Anspruch auf Paginierung der Seiten. Der Arbeitgeber entscheidet über die Art der Aktenführung und hat gleichzeitig Vorkehrungen vor Manipulationen zu ergreifen. Eine Nummerierung der Seiten schützt letztlich nicht vor vorsätzlichen Fälschungen der Personalakte (BAG Urteil vom 16.10.2007, 9 AZR 110/07), hat aber Vorteile in Bezug auf die Revisonsfähigkeit bei der Verarbeitung der Daten in der Personalakte.